Jak zwołać zgromadzenie wspólników lub wza?

Każda spółka wie jak zwołać tradycyjne zgromadzenie. Jednak wiele z nich nadal nie przeprowadziło zdalnych walnych. Wśród spółek publicznych tylko nieliczne organizują walne za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Żeby zwołać zdalne walne spółka musi spełnić kilka podstawowych obowiązków. W spółce muszą zostać przyjęte w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. I kluczowe, żeby zwołujący zgromadzenie tak postanowił w zawiadomieniu. Od praktycznej strony należy się jednak przygotować.

Zdalne walne – zasady

By korzystanie z formuły zdalnych zgromadzeń stało się regułą w spółce, i to przynoszącą korzyści organizacyjne warto zadbać o kilka szczegółów. Po pierwsze spółka powinna mieć zgromadzone adresy poczty e-mail wspólników oraz przyjęte zasady identyfikacji wspólników (i pełnomocników). O ile w spółce z o.o. identyfikacja uprawnień weryfikowana jest na poziomie wpisów w księdze udziałów, o tyle w spółce akcyjnej odbywa się to od 2021 r. z poziomu rejestru akcjonariuszy, a w przypadku spółki publicznej z danych pochodzących z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych. W przypadku spółki publicznej akcjonariusze chcący wziąć udział w wza w sposób zdalny zgłaszają swój zamiar uczestnictwa zdalnego w celu potwierdzenia i właściwej ich identyfikacji przed dniem zgromadzenia.

Wspólnicy którzy udostępnili adresy poczty elektronicznej spółce oraz akcjonariusze, którzy zgłosili zamiar zdalnego uczestnictwa w walnym zgromadzeniu otrzymają linki dostępowe do platformy za pośrednictwem której będą mogli zdalnie wziąć udział w zgromadzeniu. Niezależnie w przypadku spółek akcyjnych (publicznym) zwołanie zgromadzenia odbywa się poprzez jego ogłoszenie zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Agnieszka Krysik

Agnieszka Krysik

Radca Prawny