FAQ

E-zgromadzenie – czym jest oraz jak je zorganizować?

E-zgromadzenie jest posiedzeniem, które odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W przypadku zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia zasady jego organizacji regulują przepisy ustawy Kodeks spółek handlowych. E-zgromadzenia spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji, czy funduszy inwestycyjnych regulują analogiczne przepisy.  Do zorganizowania e-zgromadzenia potrzebny jest dostęp do platformy umożliwiającej komunikację w czasie rzeczywistym, a także należy spełnić warunki formalne zwołania, odbycia oraz zaprotokołowania e-zgromadzenia.

E-zgromadzenia mogą być przeprowadzane również w spółkach osobowych, na warunkach przewidzianych w ustawie Kodeks spółek handlowych oraz na zasadach przewidzianych w umowie spółki osobowej.

E-zgromadzenie można odbyć również, gdy protokół z posiedzenia wymaga formy aktu notarialnego.

Aby przeprowadzenie e-zgromadzenia było możliwe, ani umowa spółki, ani statut nie może wyłączać takiej formy zgromadzeń. Konieczny jest regulamin zawierający szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jak przeprowadzić e-posiedzenie rady nadzorczej ze zdalną obecnością części jej członków?

Po zmianach wprowadzonych ustawą COVID19 [Ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw z dnia 31 marca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.)] prawo polskie przewiduje możliwość przeprowadzenia posiedzenia rady nadzorczej za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Rada nadzorcza może również podejmować uchwały za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (e-voting członków rady nadzorczej). Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Oznacza to, że posiedzenie rady nadzorczej może się odbyć za pośrednictwem środków komunikacji w czasie rzeczywistym, w tym poprzez platformę do e-posiedzeń. Istotne jest, aby zachować warunki formalne, w tym dokonać właściwego zawiadomienia o posiedzeniu, umożliwić wszystkim członkom rady nadzorczej jednakową możliwość udziału i oddania głosu (e-voting) w posiedzeniu oraz sporządzić z jego przebiegu protokół.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby w sprawie absolutoriów członków organów menadżerskich wspólnicy mogli decydować z dowolnego miejsca na świecie?

Absolutorium z wykonania przez członków organów swoich obowiązków dokonywane jest w uchwale zwyczajnego zgromadzenia wspólników bądź zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Uchwałę w przedmiocie absolutorium podejmuje się na tzw. rocznym walnym.

Aby umożliwić wspólnikom, czy akcjonariuszom udział w rocznym zgromadzeniu warto skorzystać z możliwości zorganizowania e-zgromadzenia. Niezbędna do tego będzie platforma zapewniająca komunikację w czasie rzeczywistym oraz umożliwiająca oddanie e-głosu (e-voting). Każdorazowo jednak e-zgromadzenie musi odbywać się jednocześnie fizycznie, w siedzibie spółki. Statut może zawierać odmienne postanowienia dotyczące miejsca zwołania walnego zgromadzenia – innego niż siedziba, jednakże zgromadzenia mogą odbywać się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co oznacza że wspólnicy mogą udzielić absolutorium na e-zgromadzeniu, które jednocześnie spełnia wymóg fizycznej organizacji w siedzibie (innym miejscu zgodnie z ustawą).

Warto, by wspólnicy i akcjonariusze (w spółce w której akcje są imienne) podali spółce adres poczty elektronicznej na którą możliwe będzie, za zgodą wspólnika lub akcjonariusza, przesłanie zawiadomień zawierających ogłoszenie o zwołaniu walnego zgromadzenia/ zgromadzenia wspólników.

Zasady odbywania e-posiedzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa szczegółowo regulamin.

Jak zabezpieczone są zdalne posiedzenia?

Korzystanie z platformy do e-zgromadzeń wymaga zapewnienia zabezpieczeń, tak by osoby nieuprawnione nie miały dostępu do platformy, a jednocześnie, by możliwa była niezbędna identyfikacja uczestników zgromadzenia obecnych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej .

W przypadku platformy do e-zgromadzeń, wykorzystującej narzędzie Councilbox, identyfikacja osoby uprawnionej do dostępu do platformy do e-zgromadzeń jest jednym z poziomów zabezpieczeń. Identyfikacja odbywa się poprzez logowanie. Narzędzie Councilbox zostało przygotowana tak, by zapewnić dwuetapową weryfikację tożsamości każdego uczestnika. Dzięki zastosowaniu technologii Blockchain, narzędzie gwarantuje bezpieczne przechowywanie i niezmienność danych przesyłanych za pomocą tego narzędzia.

Dane rejestrowane i przechowywane są w chmurze (cloud). Narzędzie oparte jest o chmurę publiczną Microsoft Azure, której założeniem jest możliwość tworzenia kopii zapasowych danych przetwarzanych w ramach platformy w taki sposób, aby dane były nie tylko bezpieczne, ale także możliwe do odtworzenia w razie zaistnienia takiej potrzeby oraz dostępne z każdego miejsca na świecie.

Narzędzie Councilbox rejestruje każde zachowanie użytkownika, począwszy od pierwszego zalogowania się, aż do momentu wylogowania z platformy. Narzędzie weryfikuje IP użytkownika, a poprzez technologię blockchain identyfikuje każdą czynność gwarantując jej niezmienność.

Cała komunikacja i wszystkie posiedzenia są szyfrowane od początku do końca.

Czy pełnomocnictwo do uczestnictwa w zgromadzeniu może zostać udzielone elektronicznie (podpisane podpisem kwalifikowanym)?

Zasady uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników, czy walnym zgromadzeniu akcjonariuszy reguluje ustawa (KSH). W niektórych przypadkach udzielenie pełnomocnictwa wymaga zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Tak jest w przypadku pełnomocnictwa do uczestniczenia i wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółce akcyjnej. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej w spółce publicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Należy pamiętać, że jeżeli ustawa wymaga by pełnomocnictwo zostało udzielone w formie pisemnej, to równoważne temu będzie udzielenie go w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zachowanie elektronicznej formy czynności prawnej). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Co w przypadku, gdy jeden ze wspólników nie wyrazi zgody na zdalne posiedzenie?  

Brak zgody jednego ze wspólników nie musi oznaczać niemożliwości odbycia e-zgromadzenia. Każdy przypadek należy traktować indywidualnie. Jeżeli jest to pierwsze planowane e-zgromadzenie w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, w której nie ma rady nadzorczej to, by je odbyć zgromadzenie wspólników musi przyjąć regulamin e-zgromadzenia. Od sytuacji korporacyjnej wspólnika (tj. jaki ma udział w kapitale zakładowym i głosach) będzie zależało, czy jego głos decyduje o przyjęciu regulaminu czy też nie.

Czy część uczestników zgromadzenia może być zdalnie, a część w siedzibie spółki?  

Tak. Aktualnie nie ma możliwości odbycia w pełni wirtualnego walnego zgromadzenia w spółce kapitałowej (sp. z o.o.; s.a.). Wymogiem ustawy jest, by zgromadzenie wspólników/ walne akcjonariuszy (e-WZA) odbywało się na terytorium RP, w siedzibie spółki lub innym dopuszczalnym miejscu. Oznacza to, że co najmniej Protokolant i Przewodniczący winien znajdować się w miejscu fizycznego zgromadzenia. W miejsce to ma możliwość przybyć każdy uprawniony do uczestniczenia w zgromadzeniu. Tylko w spółce publicznej ustawodawca nałożył obowiązek zapewniania transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.